A cikk részletesen tárgyalja az elhanyagolt papírmunka kockázatait is: csúszó kifizetések, bírságok, hiányzó dokumentációk és ellenőrzési problémák formájában. Kiemeli, hogy a rendezetlenség nem csupán kényelmetlenség, hanem tiszta üzleti rizikó, amely közvetlenül érintheti a cég pénzáramlását és működési biztonságát. Az üzenet egyértelmű: a határidők, igazolások és kötelező nyilvántartások kezelése a stabil működés alapja.
Tudjon meg többetAdminisztrációs szolgáltatások | Tóth János
Szolgáltatások, amik megkönnyítik vállalkozásod napi működését.
Ki áll az adminisztrációs szolgáltatások mögött?
Tóth János vagyok.
Nem egy elméleti irodista, aki csak a képernyő mögül ismeri a cégek működését. 41 évesként pontosan látom és tapasztalom, mekkora érték a megbízhatóság és a tehermentesítés a mai üzleti életben.
Az elmúlt években az Euro-Hevi Kft mindennapjaiban aktívan részt véve a saját bőrömön tanultam meg, mit jelent a kőkemény fizikai munka és az azt támogató precíz háttéradminisztráció egyensúlya.
Pontosan tudom, milyen érzés egy fárasztó, terepen töltött nap után még a műszaki papírok, jelenléti ívek és a kimenő számlák felett görnyedni.Azért hoztam létre ezt a vállalkozást, mert hiszem: egy cégvezetőnek az üzletépítésre és az ügyfelekre kell fókuszálnia, nem pedig a papírhegyekre. A célom, hogy a gyakorlati tapasztalatommal levegyem ezt a nyomást a vállalkozókról.
Legyen szó a napi aktatologatásról, a könyvelővel való kapcsolattartásról, vagy akár egy profi bemutatkozó weboldal és névjegykártya megalkotásáról – én rendet tartok a háttérben, hogy Ön a növekedésre koncentrálhasson.
Nem egy elméleti irodista, aki csak a képernyő mögül ismeri a cégek működését. 41 évesként pontosan látom és tapasztalom, mekkora érték a megbízhatóság és a tehermentesítés a mai üzleti életben.
Az elmúlt években az Euro-Hevi Kft mindennapjaiban aktívan részt véve a saját bőrömön tanultam meg, mit jelent a kőkemény fizikai munka és az azt támogató precíz háttéradminisztráció egyensúlya.
Pontosan tudom, milyen érzés egy fárasztó, terepen töltött nap után még a műszaki papírok, jelenléti ívek és a kimenő számlák felett görnyedni.Azért hoztam létre ezt a vállalkozást, mert hiszem: egy cégvezetőnek az üzletépítésre és az ügyfelekre kell fókuszálnia, nem pedig a papírhegyekre. A célom, hogy a gyakorlati tapasztalatommal levegyem ezt a nyomást a vállalkozókról.
Legyen szó a napi aktatologatásról, a könyvelővel való kapcsolattartásról, vagy akár egy profi bemutatkozó weboldal és névjegykártya megalkotásáról – én rendet tartok a háttérben, hogy Ön a növekedésre koncentrálhasson.
Szolgáltatások
Pénzügyi adminisztráció és dokumentumkezelés
Bejövő forgalom menedzselése: Átnézem, csoportosítom és rendszerezem a leveleit,számláit, dokumentumait (utalások, határidők, fontos másolatok szerint), hogy semmi ne vesszen el. Teljesítési igazolások kiállítása: Elkészítem a számlázáshoz elengedhetetlen igazolásokat a munkavégzés alapján, ügyelve a formai követelményekre. Számlázás és bizonylatolás: Teljes körű számlakezelés (pl. Billingo használatával). Kiállítom a számlákat a teljesítési igazolások alapján, így a pénzügyei mindig naprakészek lesznek. Szerződéskezelés: Előkészítem, rendszerezem és nyilvántartom a céges szerződéseket, hogy bármikor visszakereshetőek legyenek. Könyvelés-előkészítés: Nem kell többet aggódnia a leadási határidők miatt.
Flotta- és eszközmenedzsment
A céges járművek és eszközök folyamatos mozgásban vannak, a papírjaiknak pedig rendben kell lenniük. Teljes körű logisztikai hátteret biztosítok: Biztosítási ügyintézés: KGFB és Casco biztosítások kezelése, hogy soha ne legyen lejárt kötvény. Üzemeltetési logisztika: Műszaki vizsgák, szervizidőpontok és akár az autótisztítások megszervezése is, hogy a flotta mindig bevethető legyen. Bírság- és kártyakezelés: Hatósági büntetések, parkolási ügyek és üzemanyag-kártyák teljes körű ügyintézése..
Compliance: Munkaügy, Tűz- és Munkavédelem
A hatósági előírásoknak való megfelelés nem opció, hanem alapfeltétel. Gondoskodom róla, hogy cége ezen a téren is támadhatatlan legyen. Oktatásszervezés és dokumentálás: Megszervezem a kötelező munka- és tűzvédelmi oktatásokat, és precízen vezetem az ezekhez kapcsolódó dokumentációt. Eszközmenedzsment: Figyelemmel kísérem a védőeszközök és tűzvédelmi felszerelések lejáratát, és intézem a szükséges beszerzéseket. Egészségügyi menedzsment: Nyomon követem az üzemorvosi vizsgálatok érvényességét, és egyeztetem az időpontokat a munkavállalók számára. Személyügyi adminisztráció: Naprakészen tartom a munkavállalói adatokat és vezetem a kötelező jelenléti íveket.
Stratégiai és hatósági ügyintézés
A digitális világban a hivatalos csatornák követése és a banki dokumentáció összeállítása kritikus feladat. Itt nincs helye hibának. Digitális ügyvitel: Folyamatosan figyelem és kezelem az Ügyfélkaput és Cégkaput, hogy egyetlen hivatalos értesítés vagy határidő se kerülje el a figyelmét. Finanszírozási támogatás: Hiteligényléshez vagy pályázatokhoz szükséges? Összeállítom a teljes dokumentációs csomagot, és intézem a benyújtást, hogy Önnek ne a banki bürokráciával kelljen harcolnia. Irodai háttérország: Gondoskodom a napi működés zavartalanságáról, az irodaszerek beszerzésétől a zökkenőmentes folyamatok fenntartásáig.
Weboldal készítés vállalkozóknak
Egy profi weboldal ma már nem luxus, hanem alapfeltétel. Segítek, hogy vállalkozása az interneten is bizalmat sugározzon, technikai bonyodalmak nélkül. Gyors és költséghatékony elindulás: Nem kell százezreket és hónapokat várnia. Modern, mobilbarát bemutatkozó oldalt készítek Önnek, amely azonnal eladja szolgáltatásait. Kulcsrakész megoldás: Önnek semmit nem kell tudnia a programozásról vagy a tárhelyekről. Én mindent beállítok, Ön pedig csak élvezi az online jelenlét előnyeit.
Névjegykártya és arculattervezés
A személyes találkozóknál az első benyomás döntő. Olyan arculatot tervezek Önnek, amely tükrözi szakértelmét. Egyedi névjegykártya tervezés: Modern dizájn, amely kiemeli a tömegből. Digitális extrák: Igény szerint QR-kódot is elhelyezünk a kártyán, így partnerei egyetlen mozdulattal elmenthetik az Ön elérhetőségeit a telefonjukba. Nyomdakész kivitelezés: A terveket olyan formátumban adom át, amit bármelyik nyomda azonnal tud használni.
Díjszabás
Díjszabás és Munkavégzési Feltételek
Eseti és Projekt Alapú Megbízások
Amikor csak egy-egy konkrét feladatra vagy alkalmi segítségre van szüksége.
- Általános adminisztrációs óradíj: 6.000 Ft / óra
- Weboldal indítása (Site123 alapokon): 45.000 Ft-tól
- Névjegykártya és arculattervezés: 15.000 Ft-tól
- Pályázati és hitel dokumentáció összeállítása: 35.000 Ft / alkalom
Havi Adminisztrációs Csomagok
Kiszámítható havidíj, dedikált rendelkezésre állás.
- „START” Csomag (Havi 10 óra): 55.000 Ft / hó
- „PRO” Operatív Csomag (Havi 25 óra): 120.000 Ft / hó
- „FULL” Partner Csomag: Egyedi ajánlat alapján
Fontos tudnivalók (Felárak és Kiszállás)
- Sürgősségi felár (24 órán belüli teljesítés): +50%
- Hétvégi vagy munkaszüneti napi munkavégzés: +100%
- Kiszállási díj Heves területén: 3.500 Ft / alkalom
- Kiszállási díj Hevesen kívül: 150 Ft / km
Egyedi Havi Díjas Szolgáltatások
Ha Önnek nem komplex adminisztrációra, hanem csak egy-egy konkrét terület folyamatos kezelésére van szüksége.
- Dedikált szakterületi támogatás:Amennyiben Önnek kizárólag egy bizonyos szolgáltatás (például csak a flottakezelés, vagy csak a munkavédelmi adminisztráció) havi szintű felügyeletére van szüksége, egyedi, kedvezményes havidíjat alakítunk ki a feladatok mennyisége alapján.
- Díjazás: Személyre szabott ajánlat alapján
Az árak tájékoztató jellegűek. Minden megbízás előtt pontos, írásos árajánlatot adok a feladat összetettsége alapján.
Blog
2 perc elolvasni
2 perc elolvasni
A cikk kiemelt témája a digitális megfelelőség is: az Ügyfélkapu és Cégkapu üzenetek követése ma már a compliance szerves része. Egy elmulasztott határidő, be nem adott bevallás vagy késői válaszadás azonnali szankciókkal járhat, miközben a vállalkozóknak gyakran nincs kapacitásuk a folyamatos ellenőrzésre. A bejegyzés azt hangsúlyozza, hogy a rendszeres, szakszerű adminisztráció nem extra teher, hanem a működés biztonságának alapfeltétele.
Tudjon meg többetSzázalék
96%
Átlagos ügyfél visszajelzések
81%
Visszatérő Ügyfelek
76%
Projektek Kapacitásai
GYIK
Nem olcsóbb egy saját alkalmazottat felvenni az irodai munkára?
Nem, sőt! Egy alkalmazott után járulékokat kell fizetni, biztosítani kell neki irodát, eszközt, és fizetni kell a szabadságát vagy betegszabadságát is. Velem csak az elvégzett munkáért vagy a fix havidíjért fizet, nincs rejtett költség, és saját eszközparkkal dolgozom.
Hogyan jutnak el a dokumentumok Önhöz?
Rugalmas vagyok. A legtöbb papírmunka ma már digitálisan kezelhető (fotózva, szkennelve vagy e-mailben). Amennyiben fizikai dokumentumokról van szó, Heves környékén a személyes átvétel is megoldható, így Önnek ki sem kell mozdulnia a telephelyről.
Csak egy bizonyos részfeladatra (pl. flottakezelés) is megbízhatom?
Természetesen! Sokan pont így kezdik. Ha Önnek csak az autóparkja körüli ügyintézés (vizsgák, biztosítások, szerviz) okoz fejtörést, kérhet egyedi havidíjat csak erre a területre.
Mennyire biztonságosak az adataim?
A titoktartás nálam alapvető. Minden ügyfelemmel írásos Megbízási Szerződést kötök, amelyben jogilag is vállalom a titoktartást és az adatok védelmét (GDPR). Az Euro-Hevi Kft. belső folyamatait is évek óta én kezelem, ahol a precizitás és a bizalom kritikus.
Minden megbízást egy írásos keretszerződéssel kezdünk, amely rögzíti a felelősségi köröket és a titoktartást, így az Ön üzleti titkai teljes biztonságban vannak.
Minden megbízást egy írásos keretszerződéssel kezdünk, amely rögzíti a felelősségi köröket és a titoktartást, így az Ön üzleti titkai teljes biztonságban vannak.
Mi történik, ha azonnal (pl. 24 órán belül) kell egy dokumentum?
Tisztában vagyok vele, hogy a vállalkozói létben vannak „tűzoltás” jellegű feladatok. Sürgősségi felár ellenében garantálom a 24 órán belüli teljesítést, hogy Ön ne csússzon le egyetlen határidőről vagy pályázatról sem.
Milyen iparágakban van tapasztalata?
Elsősorban az építőipar, a logisztika és a nehézgépészet területén mozgok otthonosan az Euro-Hevi Kft.-nél végzett 8 éves munkám révén. Értem a fizikai munka ritmusát és a hatósági elvárásokat ezen a területen.
Ön könyvelést is vállal?
Nem, én nem vagyok könyvelő, és nem is akarom átvenni az ő munkáját. Én a könyvelő „jobb keze” vagyok: rendszerezem a bizonylatokat, figyelem a határidőket, és előkészítem az anyagokat úgy, hogy a könyvelőnek már csak a bevallásokkal kelljen foglalkoznia. Ezzel Önnek pénzt spórolok (mert a könyvelő kevesebb órát számláz a káosz rendezéséért), a könyvelő pedig hálás lesz a tiszta adatokért.
Kell Önnek hozzáférést adnom a Cégkapuhoz vagy a bankszámlámhoz?
Ez minden esetben az Ön döntése. A legtöbb feladathoz elegendő egy „ügyintézői” jogosultság, amivel én látom a beérkező leveleket vagy előkészítem az utalásokat, de a végső jóváhagyás (az aláírás) mindig az Ön kezében marad. A biztonság az első.
Csak hevesi cégekkel foglalkozik?
Bár a bázisom Hevesen van, a digitális világban nincsenek távolságok. Országosan bárkinek tudok segíteni online adminisztrációval. A személyes jelenlétet (pl. flotta szervizbe hordása, fizikai iratrendezés) azonban értelemszerűen a Heves – Eger – Jászberény – Hatvan vonalon tudom a leghatékonyabban vállalni.
Segít a biztosítási ügyintézésben is?
Igen! Jelenleg is folyamatban van a független biztosítási alkusz képzésem. Ez azt jelenti, hogy nem csak elrakom a kötvényeket a mappába, hanem látom is, ha egy biztosítás drága vagy elavult, és segítek kedvezőbb ajánlatot keresni a piacon.
Ki készíti el a teljesítési igazolásokat?
A folyamat végén én készítem el a szakmai teljesítési igazolás tervezetet az elvégzett feladatok alapján. Önnek csak ellenőriznie és aláírnia kell. Ez a dokumentum a biztosíték arra, hogy a kifizetés alapja jogilag támadhatatlan legyen, és egy esetleges későbbi elszámolási vitánál is védi az Ön érdekeit.
Hogyan jutnak el a számláim a könyvelőhöz?
Digitális rendszert használok: minden bejövő és kimenő számlát rendszerezek, és az Ön által használt számlázóprogramon (pl. Billingo vagy Számlázz.hu) keresztül, vagy közvetlen felhőalapú megosztással juttatom el a könyvelőnek. Önnek nem kell többé havonta „számlás mappával” szaladgálnia; a könyvelője hálás lesz a tiszta és időben érkező adatokért.
Milyen típusú szerződésekkel foglalkozik?
Legyen szó alvállalkozói megbízásokról, bérleti szerződésekről vagy adásvételi dokumentumokról, a formai ellenőrzést és az adminisztratív kezelést elvégzem. Figyelem a határidőket és jelzem, ha egy szerződés megújítása vagy módosítása esedékes.
Mit kell tennem, ha váratlan munkavédelmi ellenőrzést kapok a telephelyen?
Ha velem dolgozik, a válasza egyszerű lesz: „A dokumentáció rendben van, tessék parancsolni.” A munkám része, hogy a mappákban (fizikai vagy digitális) naprakészen ott legyenek az oktatási jegyzőkönyvek, a védőeszközök átadási ívei és az érvényes vizsgálati tanúsítványok. Nem a büntetéstől kell félni, hanem a rendetlenségtől – én ezt a rendetlenséget szüntetem meg.
Segít a munkavédelmi oktatások megszervezésében is?
Igen, koordinálom a folyamatot. Figyelem, mikor érkezik új munkatárs, akinek kötelező az oktatás a munkába állás előtt, és jelzem, ha az ismétlődő oktatások ideje lejárt. Elkészítem a jegyzőkönyveket és gondoskodom az aláírások begyűjtéséről, hogy egy esetleges balesetnél Ön jogilag védve legyen.
Hogyan zajlik a gyakorlatban a helyszíni kiszállás és az iratok átvétele?
A bázisom Hevesen van, így a megye területén rugalmasan mozgok. Heves városán kívül egy 5.000 Ft-os fix alapdíjjal és 150 Ft / km költséggel kalkulálok. Ez a struktúra teszi lehetővé, hogy személyesen keressem fel Önt a telephelyén, átvegyem az iratokat, vagy akár intézzem a gépjárművek szervizbe szállítását, megspórolva Önnek az utazással töltött értékes órákat.
Mi a garancia arra, hogy az autóm épségben és viták nélkül kerül vissza hozzám?
Az autóátvétel nálunk nem csak egy kulcsátadás. Egy Átadás-Átvételi Jegyzőkönyvet használunk minden alkalommal, ami tartalmazza:
- Körbefotózás: Az autó aktuális állapotát 8-10 fotóval dokumentáljuk az átvétel pillanatában.
- Műszaki adatok: Rögzítjük a pontos kilométeróra-állást és az üzemanyagszintet.
- Tartozékok check-lista: Ellenőrizzük a forgalmi engedélyt, üzemanyagkártyákat és a kötelező felszereléseket.
- Felelősségvállalás: A jegyzőkönyv aláírásától kezdve a jármű visszaszolgáltatásáig a megbízott (Tóth János) teljes körű felelősséget vállal az autóért. Önnek nem kell tartania az esetleges bírságoktól vagy vitás sérülésektől.
- Minden átvételkor készített fotósorozatot azonnal megosztok a tulajdonossal (Viberen, WhatsAppon vagy e-mailben), így azonnali és visszakereshető bizonyíték van az autó állapotáról.
